Medalva obtiene la Certificación UNE 420001

En Medalva trabajamos día a día para ofrecer un servicio de asesoramiento y gestión empresarial de la más alta calidad. Por ello, nos sentimos muy satisfechas y orgullosas de haber sido una de las primeras asesorías de Sevilla en obtener la certificación UNE 420001, un estándar que reconoce la excelencia laboral de las asesorías y gestorías en España.

¿Qué es la Norma UNE 420001?

La UNE 420001 es la primera norma española específicamente diseñada para regular y promover las buenas prácticas en el sector de asesorías y despachos profesionales. Ha sido desarrollada de forma conjunta por la Asociación Española de Normalización (UNE) y la Asociación Española de Consultores de Empresa (AECEM) y surge por la necesidad de combatir el intrusismo y la mala praxis existente en el sector.

Ámbitos Evaluados por la Certificación

La norma UNE 420001 despliega un conjunto de requisitos técnicos y organizativos que abarcan tanto la asesoría empresarial como la atención a particulares:

1. Gestión Segura de la Información y Protección de Datos:

• Implantación de políticas de seguridad de la información alineadas con el RGPD y buenas prácticas de ciberseguridad.
• Establecimiento de controles de acceso, clasificación de la información y protocolos de cifrado para garantizar la confidencialidad y disponibilidad de los datos sensibles.

2. Coberturas de Responsabilidad Civil Profesional:

• Disponer de pólizas de seguro que cubran los riesgos inherentes a la prestación de asesoramiento en materia fiscal, laboral, contable y mercantil.
• Evaluación periódica de la adecuación de los límites de cobertura, adaptándolos al volumen y tipo de clientes que maneja la asesoría.

3. Organización Interna y Definición de Responsabilidades:

• Diseño de organigramas claros, descripción de funciones y delegación de responsabilidades.
• Procedimientos de control interno para supervisar la calidad de las entregas al cliente, así como sistemas de revisión y verificación antes de emitir informes o certificados.

4. Compromisos de Sostenibilidad y Prevención de Riesgos Laborales:

• Políticas de sostenibilidad orientadas a una gestión responsable de los recursos, reducción de huella de carbono y promoción de la economía circular en la oficina.
• Implantación de planes de prevención de riesgos laborales ajustados a la normativa vigente (Ley 31/1995), que incluyan evaluación de riesgos, formación en seguridad y protocolos de emergencia.

5. Licencias y Equipamiento de las Aplicaciones de Gestión:

• Uso de software legalmente licenciado y herramientas de gestión que garanticen la integridad y fiabilidad de la información contable y fiscal.
• Mantenimiento constante de los sistemas, actualizaciones regulares y copias de seguridad automatizadas.

6. Formación Continua y Actualización Legislativa:

• Plan de formación interna para asegurar que el equipo esté al día en cambios normativos en materia tributaria, laboral, mercantil y contable.
• Protocolos de seguimiento de boletines oficiales (BOE, BDNS, etc.) y asistencia a seminarios o jornadas de especialización.

7. Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo:

• Implantación de procedimientos de conocimiento del cliente (KYC) y sistemas de detección de operaciones sospechosas.
• Políticas de control interno que incluyan listas de verificación de entidades restringidas y reportes a las autoridades competentes, cuando sea necesario.

Beneficios de la Certificación UNE 420001

Para Medalva y, en general, para cualquier asesoría certificada, obtener la UNE 420001 implica:

1. Mayor Confianza y Seguridad para el Cliente:

• Nuestros clientes saben que, tras superar la auditoría, disponen de garantías objetivas sobre la integridad de nuestros procedimientos y la calidad de nuestros servicios.
• El uso de un Código de Buenas Prácticas como referencia ética genera transparencia en cada interacción profesional.

2. Mejora de la Reputación Corporativa:

• La certificación actúa como un sello diferencial que distingue a las asesorías serias y comprometidas con la excelencia frente a aquellas que no disponen de estándares homologados.
• Estudios sectoriales constatan que las empresas prefieren confiar sus procesos críticos (laboral, fiscal, contable) a despachos acreditados, reduciendo así el riesgo de contingencias legales o sanciones.

3. Profesionalización y Eficiencia Interna:

• Implementar los requisitos de la norma exige ordenar la estructura interna, fortalecer controles de calidad y sistematizar la formación del equipo, lo que redunda en un servicio más ágil y fiable.
• En el medio y largo plazo, esta profesionalización se traduce en una optimización de recursos, reducción de errores y mayor capacidad de adaptación a cambios normativos.

4. Atracción y Retención de Talento:

• Un entorno laboral estructurado y con políticas claras de desarrollo continuo y prevención de riesgos resulta más atractivo para profesionales especializados.
• La UNE 420001 incentiva programas de formación periódica, fomentando la motivación y la fidelización del equipo.

5. Ventaja Competitiva:

• A medida que la norma se consolida (más de 150 asesorías ya han certificado sus despachos a nivel nacional, según informes de AECEM), las firmas que cuenten con este sello estarán mejor posicionadas frente a aquellas que aún no lo han adoptado.
• Incrementa la probabilidad de ser la opción preferente en procesos de licitación pública o en contratos con entidades que valoran estrictamente la conformidad con estándares de calidad.

El Proceso de Certificación y Nuestro Equipo

Para lograr la UNE 420001, en Medalva hemos seguimos un itinerario estructurado que ha incluido:

1. Diagnóstico Inicial: Auditoría interna para evaluar el estado de nuestros procedimientos y detectar áreas de mejora en materia de seguridad de la información, organización interna, formación y cumplimiento normativo.
2. Implantación de Controles y Procedimientos: Definición de políticas documentadas sobre protección de datos, prevención de blanqueo de capitales, sistemas de seguridad informática y gestión sostenible de recursos y revisión de las coberturas de responsabilidad civil profesional y contratos de seguros para adaptarlos a los requisitos mínimos.
3. Formación del Equipo: a través de jornadas, módulos formativos donde se repasaron novedades legislativas, mejores prácticas en compliance laboral y protocolos de actuación ante riesgos laborales.
4. Auditoría Externa y Validación: a través de un organismo de certificación acreditado por AENOR para revisar, de forma independiente, que todos los requisitos de la UNE 420001 estaban correctamente implementados que emitió un informe final favorable y la emisión del certificado oficial, que ahora acredita a Medalva como entidad certificada bajo la UNE 420001.

Obtener la certificación UNE 420001 es, para Medalva, un punto de partida más que un objetivo definitivo pues nos obligará, a partir de ahora, a:

• Mantener mecanismos de revisión periódica (auditorías internas y externas) para asegurar que seguimos alineadas con cualquier actualización legislativa o de buenas prácticas en el sector.
• Fomentar una cultura de innovación dentro de nuestro equipo, incorporando herramientas digitales que mejoren la eficiencia y refuercen la seguridad de la información.
• Continuar dedicando esfuerzos a la formación continua, con el propósito de que cada colaborador esté permanentemente capacitado para ofrecer un asesoramiento competitivo y actualizado.
• Seguir midiendo la satisfacción del cliente mediante encuestas estructuradas, de forma que podamos adaptar nuestros procesos sin perder nunca la cercanía y el trato personalizado que nos caracteriza.

Un hito fruto del trabajo en equipo y con nuestros clientes

Este logro no hubiera sido posible sin la labor diaria de cada miembro del equipo de Medalva y tampoco sin la confianza que depositan en nosotras nuestros clientes. Agradecemos también la colaboración de los organismos certificadores, AENOR y de AECEM, por establecer un estándar que fortalece a todo el sector y beneficia, finalmente, a las empresas y particulares que confían su gestión en despachos profesionales.

Seguimos trabajando con rigor para seguir ofreciendo una asesoría de excelencia a todos nuestros clientes autónomos, pymes y empresas.

Equipo Medalva.

Estrella Álvarez

Contenido supervisado por Estrella Álvarez, CEO de Medalva y asesora fiscal.